Valtaosa työelämän kirjoitustehtävistä kuuluu niinsanotusti toimenkuvaan. Ammattitaitoiset ihmiset osaavat tarttua niihin ilman erityisiä toimeksiantoja.
Aina tekstiprojekti ei kuitenkaan ole automaattisesti kenenkään vastuulla. Noissa projekteissa syntyviin teksteihin näyttää usein liittyvän jotakin uutta tai erityistä. Ne myös päätyvät tavallista todennäköisemmin ryhmässä tuotettaviksi.
Ryhmä tekstiprojektia varten voi muodostua monella tavalla:
- Esihenkilö nimeää ryhmän sen enempiä kyselemättä tai perustelematta.
- Esihenkilö tai joku muu kyselee, ketkä olisivat kiinnostuneita osallistumaan tai keitä kannattaisi kutsua.
- Tekstistä vastaava kirjoittaja pyytää mukaan muutaman muun.
- Ihmiset saavat yhdessä idean ja ryhtyvät toteuttamaan sitä.
Millä tavalla ryhmä sitten syntyykin, sen kannattaa aluksi kirkastaa tehtävänsä.