Asiatekstinkään ei tarvitse aina olla harmaata. Vivahteikkaat sävyt herättävät lukijoiden kiinnostuksen ja varmistavat, että teksti vaikuttaa toivotulla tavalla.
Tärkeintä työelämän teksteissä ovat asiasisältö ja ilmaisun selkeys. Niin olemme tottuneet ajattelemaan.
Moni teksti on kompastunut sävyvirheisiin. Vielä useammin kirjoittajilta on jäänyt huomaamatta, miten hienoja vaikutusmahdollisuuksia harkittu ja hiottu sävy tarjoaisi.
Jo muutaman kohdan muistilista auttaa säätämään tekstin sävyä. Lista on tämän postauksen lopussa. Se jatkaa sarjaa, jossa esittelen kohtalaisen helppoja keinoja kirjoitustyön kehittämiseen.
- Ensimmäiseksi ehdotin ytimen etsimistä yhtä ainoaa kysymystä toistamalla.
- Toiseksi tuli tarjolla muistilista ohjetekstien laadunvarmistukseen.
Ennen tämänkertaisia vinkkejä tekee mieli pohdiskella, mitä sävy oikeastaan tekstissä tarkoittaa ja mistä se syntyy.
Neutraalia vai nuivaa?
Sävy on äänilaji tai tunnelma, joka tekstistä huokuu. Emme välttämättä kirjoita sävyä tietoisesti näkyviin, vaan se kuultaa sanomme läpi.
Tekstin sävy usein paljastaa tai näyttää paljastavan, miten kirjoittaja on suhtautunut aiheeseensa, lukijoihinsa tai kirjoitustehtäväänsä.
Moni pitää hillittyä harmaata turvallisimpana sävynä ja uskoo kirjoittavansa neutraalisti. Lukijoiden mielestä teksti saattavat kuitenkin olla esimerkiksi etäinen, kylmäkiskoinen, autoritaarinen tai täysin tyhjänpäiväinen.
Pysyvästi tekstin sävy paranee vain, jos tunnistaa – ja tunnustaa – yhteyden asenteisiin. Kommentoijat voisivat auttaa, mutta he ovat usein arkoja. Tuntuu tungettelevalta puuttua toisen asenteeseen. Turvallisempaa viilata pilkkua…
Kirjoittajan asenne ei välttämättä välity sellaisenaan tekstin sävyyn. Asenne saattaa heijastuessaan taittua, jopa vääristyä. Tutun esimerkin tarjoaa kiire; se on paitsi fakta, monelle myös asenne. Yhden kiire antaa tekstille ahdistuneen, toisen kiire taas kiukkuisen sävyn.
Tekstin sävy rivien väleissä
Puheeseemme tuo vivahteita erityisesti sanaton, nonverbaalinen viestintä: ilmeet, eleet, äänenpainot, tauot ja niin edelleen. Tutkimusten mukaan sanattoman osuus on yli puolet kokonaisviestinnästä.
Myös kirjoitetussa viestinnässä voi erottaa kaksi osaa: kirjaimellisen ja viitteellisen. Niitä tarkoitamme, kun puhumme riveistä ja rivien väleistä.
Rivit eli kirjaimelliset viestit koostuvat asiasisällöstä ja ilmaisun selkeydestä. Rivien välit eli viitteelliset viestit puolestaan liittyvät tekstin sävyyn. Raja ei tietenkään ole jyrkkä.
Vuorovaikutteisessa viestinnässä sävytämme tekstiämme usein vaistonvaraisesti – samaan tapaan kuin keskustellessamme kasvokkain tai puhelimessa. Heitämme meilissä, somessa ja chatissa varsinaisen asian joukkoon tervehdyksiä, toivotuksia, emojeja, tykkäyksiä ja vastaavilla. Myös vastausnopeus tai vastaamatta jättäminen voi olla vahva viesti.
Mutta entä muissa teksteissä? Miten säätää sävyä esimerkiksi uutisessa, tiedotteessa, ohjeessa, tuotekuvauksisessa tai blogikirjoituksessa?
Näin sävytät asiatekstiä
Hillityn harmaan ainoa vaihtoehto ei ole kirkuva kirjavuus. Asiatekstin sävy voi olla niin hienovarainen, ettei lukija sitä tietoisesti huomaa, mutta vaikuttaa silti.
Tavoitteellinen ja taitava sävytys on tärkeää paitsi yksittäiselle tekstille, myös organisaation koko viestintälinjalle. Siksi viime vuosina on laadittu ahkerasti tone of voice -ohjeita. Nuo ohjeet eivät yksin riitä; kirjoittajien on hankittava harjoitellen valmiuksia sävyn hallintaan.
Kokeile, voisitko säätää seuraavan työtekstisi sävyä jollakin seuraavista keinoista:
1. Tee tekstistä helposti lähestyttävä.
Tekstin kokonaispituus ja ulkoasu sävyttävät ensivaikutelmaa, joka lukijalle syntyy. Lyhyehköä ja silmäiltävää tekstiä on helpommin lähestyttävä kuin pitkää ja visuaalisesti yksitoikkoista.
Ilmava ja rytmikäs teksti kutsuu lukijaa. Toivottavasti et enää vaali sitä vanhaa uskomusta, että pitkä teksti, josta puuttuvat kaikki muotoilut ja visuaaliset tehokeinot, olisi vakuuttavampi kuin nopeasti hahmottuva.
2. Maistele synonyymeja.
Kahden sanan kirjaimellinen merkitys saattaa olla sama mutta sävy aivan erilainen.
Synonyymien avulla saat tekstiisi esimerkiksi rennomman tai virallisemman otteen – tarpeen mukaan.
Kelpuutatko aina automaattisesti sanan, joka tulee ensimmäiseksi mieleesi tai jota sinulla aiemminkin on ollut tapana? Etsimällä sopivan synonyymin löydät ehkä tekstiisi lisää tehoa.
3. Hio sanajärjestystä.
Sanajärjestys on suomen kielessä varsin vapaa. Vapaus antaakin kirjoittajalle monia mahdollisuuksia painottaa, selventää ja sävyttää.
Lauseen alkuun kannattaa yleensä sijoittaa tuttuja ja lyhyitä sanoja. Toisiinsa sisällöllisesti liittyvien sanojen pitää päästä lähelle toisiaan. Tärkeimmän sanan paikka on ennen vähemmän tärkeitä, mikä sekin usein vaikuttaa sävyyn.
4. Vertaile verbimuotoja.
Verbit taipuvat persoonamuodoissa, aikamuodoissa ja moduksissa eli tapaluokissa. Sävyn kannalta ovat kiinnostavia erityisesti persoonamuodot ja tapaluokat.
Sinuttelu luo läheisempää ja mutkattomampaa tunnelmaa kuin teitittely tai kolmas persoona. Sama vaikutus on sillä, että puhut omasta organisaatiostasi nimen sijasta välillä me-muodossa. Etäisin on passiivi.
Tapaluokka – indikatiivi, imperatiivi, konditionaali tai potentiaali – ilmaisee suhtautumista toimintaan, jota predikaatti kuvaa.
Imperatiivia moni epäilee epäkohteliaaksi, vaikka se etenkin ohjetyyppisissä teksteissä on selkeä ja reilu. Konditionaalia tulee käytettyä tavan vuoksi, jolloin teksti saa kuin huomaamatta epämääräisen ja epävarman sävyn.
Potentiaali sopii, jos tahdot joskus olla korostetun, jopa kunnioittavan kohtelias. Muulloin potentiaali helposti antaa tekstille vanhahtavan vivahteen.
5. Mieti muodollisuuden astetta.
Monet edellä mainituista sävytysmahdollisuuksista vaikuttavat siihen, miten muodollinen tai epämuodollinen tekstistä tulee. Vähintään tuota kysymystä kirjoittajan kannattaakin miettiä, vaikka tekstin sävy ei muuten kiinnostaisi.
Sävyvirheen tekstiin voi aiheuttaa sekä turha tuttavallisuus että liiallinen etäisyys. Tutuille ihmisille kirjoitettaessa muodollisuuden aste osuu yleensä automaattisesti kohdalleen. Jos ei tunne lukijoita lainkaan, sävyä kannattaa hetki harkita ja sitten tietoisesti säätää.
Mitä sävyjä tekstillesi tahdotkin antaa, muista, että vahvin valttisi on aina aitous.