Hyvän ohjeen tunnistaa siitä, että ihmiset noudattavat sitä. Teksti henkii tekemisen meininkiä ja on kirjoitettu avuliaalla otteella.
Jos ihmisten elämää tahtoisi helpottaa tekstin voimalla, ohjeiden laatijat pitäisi pistää kiireesti kirjoituskurssille. Sekä asiakkaat että oma henkilöstö kiittäisivät – tai ainakin kyselisivät, kitisisivät ja sössisivät vähemmän.
Mukavammaksi muuttuisi myös ohjeistajien elämä. Ei ole erityisen hauskaa selvitellä virheitä ja väärinkäsityksiä tai jankuttaa vuodesta toiseen samoista asioista.
Ohjeko tylsä tekstilaji?
Ohjetekstit eivät ole suinkaan suosituin aihe kirjoituskoulutuksissa. Mielenkiintoiseksi se kuitenkin osoittautuu aina, kun kirjoittajat saa asiaa syventymään.
Ohjeessa jos jossain kirjoittaja pystyy osoittamaan taitonsa.
Tylsä mielikuva taitaa johtua yksinkertaisesti siitä, että ohjeet on useimmiten kirjoitettu niin tylsästi. Ne tuovat ikäviä kaikuja menneiksi luulluilta autoritaarisilta ajoilta. Jopa dynaamisissa yrityksissä ja yhteisöissä ohjeteksteistä uupuu usein tekemisen meininki ja avulias ote.
Millainen on hyvä ohjeteksti?
Hyvän ohjeen tunnistaa siitä, että ihmiset noudattavat sitä, vieläpä mielellään.
Helposti kirjoitustehtävästä ei ole kysymys. Hyvän ohjetekstin pitää nimittäin täyttää ainakin seuraavat vaatimukset:
- löytyy varmasti ja vaivattomasti
- on sisällöltään virheetön ja aina ajan tasalla
- kertoo heti, onko kyseessä sitova sääntö tai määräys vaiko suositus tai neuvo
- sisältää kaiken tarpeellisen mutta ei mitään turhaa
- on nopea silmäillä
- on sujuva lukea
- on helppo ymmärtää ja pääpiirteittäin myös muistaa
- on mahdollinen noudattaa
- tarjoaa käytännön apua
- motivoi toimimaan oikealla tavalla.
Huomaatko kirjoittavasi ohjeita?
Sain hiljattain tarjouspyynnön uutiskirjoittamisen koulutuksesta. Kun asiasta tarkemmin juteltiin, kysymys olikin lyhyiden ohjeiden kirjoittamisesta.
Kaikkia ohjeita ei kutsuta ohjeiksi. Ne voivat olla esimerkiksi sääntöjä, määräyksiä, vinkkejä taikka vastauksia asiakkaiden kysymyksiin. Ohjetyyppisiä tekstejä ei vain varastoida perinteisiin verkkopalveluihin. Niitä liikkuu myös meilissä, somessa ja chatissa.
Ohjeita luultavasti tuottaa suomalaisessa työelämässä suurempi joukko kirjoittajia kuin mitään muuta tekstilajia, sähköpostit pois lukien.
Tavallista on, että kirjoittaja ei lainkaan tiedosta laativansa ohjeita. Ihmekö siis, jos tekstin laatu ei ole ihan paras mahdollinen.