Hyvä ohje ei jätä mitään sattuman varaan. Kirjoittaja välttää monet sudenkuopat, kun nöyrtyy käyttämään tsekkilistaa.
Tulin luvanneeksi, että esittelen työkauden alussa keinoja, joilla voi kohtalaisen helposti parantaa kirjoittamista. Kaikkia tarjolle tulevia keinoja ei ole tarkoitus käyttää, ainakaan yhtä aikaa. Kannattaa valita konsti, jota ei ole aiemmin ainakaan systemaattisesti käyttänyt.
Ensimmäiseksi ehdotin ytimen etsimistä yhtä ja samaa kysymystä toistamalla. Tämänkertaiset vinkit liittyvät tärkeään mutta aliarvostettuun tekstilajiin: ohjeeseen.
Hyvä ohje kuin markkinointiteksti
Onnistunut ohje muistuttaa hyvää markkinointitekstiä. Kummankin tarkoituksena on vaikuttaa lukijaan, ei vain ajatuksiin vaan myös toimintaan.
Viimeistään korona-ajan luulisi osoittaneen, ettei vaikuttava ohjeteksti synny pelkän substanssiosaamisen varassa. Epäonnistumisen vaara vaanii monessa mutkassa.
Jotta ohje vaikuttaisi tarkoitetulla tavalla, sen pitää tulla
- huomatuksi
- luetuksi
- ymmärretyksi
- noudatetuksi.
Muistilista karsii tavallisimmat mokat
Ohje on tekstilaji, jossa mitään ei pitäisi jättää sattuman varaan. Kirjoittajalla on enemmän vastuuta ja vähemmän vapautta kuin monissa muissa tekstilajeissa.
Ohjetekstien laatuvaatimukset vaihtelevat yksityiskohdissa esimerkiksi aihealueen, kohderyhmän ja kanavan mukaan. Muutamat periaatteet pätevät kuitenkin aina. Niistä saa muistilistan, joka auttaa välttämään tavallisimmat riskit silloinkin, kun on tulenpalava kiire.
Älyttömintä kiirettä on julkaista taitamattomasti laadittuja ohjeita.
Ennen kuin pistät ohjetekstin levitykseen, varmista seuraavat asiat:
- Löytääkö ohjeen tarvitsivat sen varmasti ja vaivattomasti?
- Onko ohjeteksti asiasisällöltään virheetön?
- Miten on varmistettu, ettei ohjeen sisältö muistetaan pitää ajan tasalla?
- Kertooko teksti heti, onko kyseessä sitova sääntö tai määräys vai suositus tai neuvo?
- Sisältääkö ohje kaiken tarpeellisen mutta ei mitään turhaa?
- Onko ohjeteksti
- nopea silmäillä
- sujuva lukea
- helppo ymmärtää ja pääpiirtein myös muistaa
- mahdollinen noudattaa?
- Tarjoaako ohje käytännön apua, ja onko se kirjoitettu avuliaaseen sävyyn?
- Motivoiko ohje ihmisiä toimimaan oikealla tavalla?
Totta – kuka noita kaikkia kiireen tuoksinassa muistaa. Juuri siksi lista on tarpeen.
Taikakalu tsekkilistakaan ei ole; sen läpikäynti vaatii työtä, siis aikaa, vaivaa ja jonkin verran osaamista. Vielä enemmän ja useammalta aika ja vaivaa kuitenkin tuhlaantuu, kun joudutaan setvimään huonoista ohjeista syntyviä sotkuja.
Listaa tutkiessaan kirjoittaja ehkä huomaa, ettei tärkeitä ohjeita kannata edes yrittää tuottaa yksin. Se vasta arvokas oivallus olisi.