Mene deadlinea vastaan

Tehokas kirjoitustyö on teoriassa helppoa mutta käytännössä sitäkin vaikeampaa. Suurin pulma on kiireeksi kutsuttu oireyhtymä.

Tälläkin viikolla olen keskustellut viiden eri koulutusryhmän kanssa siitä, miten järjestää riittävästi aikaa ja rauhaa kirjoittamiseen. Valitettavasti yhdessäkään keskustelussa ei ole ollut mukana ylintä johtoa eikä kovin monia esimiehiäkään.

Huonot tekstit ja tehoton kirjoittaminen syövät järkyttävästi tuottavuutta ja tulosta.  Tämä fakta pitäisi oppia kertomaan kielellä, jota johtajat ymmärtävät – siis numeroin.

Kolme työvaihetta

Teoriassa tehokas kirjoitustyö sujuu niin, että jakaa käytettävissä olevan ajan ja muun resurssin kolmeen suunnilleen yhtä suureen osaan:

1. Ensin pitää valmistautua.
2. Sitten on aika kirjoittaa ensimmäinen tekstiversio.
3. Lopuksi kannattaa vielä varmistaa ja viimeistellä.

Mitä tiukemmin työn osaa jäsentää vaiheisiin, sitä varmemmin onnistuu torjumaan kiirettä tai suoranaista paniikkia. Ensimmäinen askel parempaan on se, että opimme arvioimaan, paljonko mikin teksti vaatii aikaa.

Tehokkaimmat kirjoittajat pystyvät ennakoimaan, onko kyseessä esimerkiksi tunnin, kolmen tunnin vai koko päivän teksti. Silloin on myös helppo katsoa, että kukin päävaihe saa oikean määrän aikaa.

Tavallista on, että kirjoittaja hosuu valmistautumisessa – tai jättää sen kokonaan väliin. Silloin ensimmäinen tekstiversio vaatii kohtuuttomasti aikaa. Viimeistelyyn sitä ei enää riitäkään.

Itsekuria yhteisesti

Ei riitä, että kirjoittajille kertoo, miten hyvä teksti syntyy mahdollisimman nopeasti.

Väärät työtavat ovat juurtuneet niin syvään, että muutos vaatii itsekuria paitsi yksilöiltä, myös koko työyhteisöltä. Näillä keinoilla pääsee asiassa alkuun:

• Kysykää toisiltanne, paljonko kirjoitustyö vie aikaa.
• Sopikaa yksinkertaiset pelisäännöt, jotka takaavat kirjoittajille keskittymisrauhan.
• Älkää kommentoiko toistenne tekstejä, ellei kirjoittaja ensin kerro tekstin tehtävää: kenelle, mitä, miksi.
• Puuttukaa viimeistelemättömiin teksteihin – asiallisesti mutta selkeästi.

Kirjoitustöistä kannattaa kaiken kaikkiaan puhua enemmän esimiehen ja työtovereiden kanssa. Talon yhteisistä teksteistähän siinä on yleensä kysymys.

Deadline ystäväksi

Päälle kaatuvat deadlinet ovat inhottavia tuttavuuksia. Jos niistä kertyy kokemusta riittämiin, alkaa tottua: uhka ei ole enää uhka.

Suurin syy huonoihin teksteihin on se, että kirjoittajat aloittavat työnsä vasta aivan deadlinen kynnyksellä. He eivät anna parhaalle ystävälleen – omalle alitajunnalle – aikaa auttaa sisällön ja ilmaisun kypsyttelyssä.

Toiseksi paras ystävä kirjoittajalle voi olla tuo pelätty ja vihattu deadline.  Monet pistävät pään pensaaseen ja jäävät odottamaan tuota hirviötä.

Parempi on mennä deadline vastaan ja tervehtiä sitä ystävällisesti: kiitos, kun autat minua hallitsemaan aikaani!