Kertaa hyvät käytännöt
syyskauden alkajaisiksi!

Reilu vuosi sitten ilmestyi yhdessä Lasse Ylisen avustamana kirjoittamani sähköpostiviestinnän opas Meili meitä pyörittää.

Kirjan runkona on 12 teesiä. Ne ovat väittämiä, joita pyrin todistelemaan oikeiksi, mutta jotka alistin myös muiden keskusteltaviksi tai vaikka kumottaviksi.

Tärkeimpinä teeseinä pidän itse ensimmäistä ja viimeistä:

• Lähetä meiliä vain silloin, kun uskot sen vievän sanomasi perille.

• Ole ihmisiksi.

Oman arkielämäni kannalta hyvin merkityksellinen on myös listan seitsemäs  kohta:

• Siivoa sähköpostilaatikkosi säännöllisesti.
  

Meili on ja pysyy
vielä pitkän aikaa

Varmoista ennustuksista ja hartaista toiveista huolimatta meilivyöry ei ainakaan suomalaisessa työelämässä ole osoittanut laantumisen merkkejä. Yhä useampi käyttää sähköpostia myös asioidessaan viranomaisten kanssa.

Viimeksi pari päivää sitten eräs ystävä, jolla oli asiaa potilasasiamiehelle, kysäisi, voikohan hän lähettää kirjeensä sähköpostissa. Kehotin katsomaan nettisivuilta ohjetta. Jos sitä ei löydy, suosittelin, että hän seuraisi tarkasti, saako vastaanottokuittauksen. Ellei saa, pitää asia tarkistaa uudella meilillä. Siitä kun jää jälki, mutta puhelimessa puhutusta ei.

Neuvoni voivat vaikuttaa vainoharhaisilta, mutta siihen oli taipumusta myös kysyjällä. Hänen lähetteensä oli terveydenhuollossa kadonnut kahdesti - ensimmäisellä kerralla melkein vuodeksi. Sen lisäksi oli onnistuttu hukkaamaan pariin otteesee myös röntgenkuvia. Jo siinä epäluuloja herää.

Oikeusvalvojilta
selkeää opastusta

Googlaamalla löytää helposti tietoa siitä, että oikeusvalvojat ovat joutuneet opastamaan viranomaisia lainmukaiseen meilikäyttäytymiseen:

Eduskunnan apulaisoikeusasiamies Jukka Lindstedt on toukokuussa 2009 ottanut kantaa kanteluun, joka koski poliisin menettelyä sähköpostiviestiin vastaamisessa. Hän löysi huomautettavaa siitä, ettei kansalaiselle oltu vastattu.

"Perusoikeutena turvattuun hyvään hallintoon kuuluu oikeus saada ilman aiheetonta viivytystä vastaus viranomaisille lähetettyihin asiallisiin kirjeisiin, tiedusteluihin ja pyyntöihin, joihin kirjoittaja selvästi odottaa vastausta."

Helmikuussa 2010 ilmestynyt juhlakirjassa Oikeusasiamies 90 vuotta Terhi Arjola-Sarja kirjoittaa viranomaisen neuvontavelvollisuutta käsittelevässä artikkelissaan muun muassa näin:

"Hyvään hallintoon ja asioiden sähköiseen käsittelyyn liittyvät tilanteet voivat yksinkertaisimmillaan koskea vaikkapa sitä, pitääkö viranomaiselle tulleeseen sähköpostitiedusteluun vastata.Vastaus lienee selvä. Hyvä hallintohan edellyttää asiallisiin tiedusteluihin vastaamista."

Apulaisoikeuskansleri Mikko Puumalaisen päätöksen syyskuulta 2008 (Dnro 699/1/06). koskee kirjoitusta, jossa asunto-osakeyhtiö oli arvostellut kaupungin rakennusvalvontakeskuksen toimia toimenpidelupahakemuksen käsittelyssä. Yhtenä osana asiaa oli se, ettei kantelijan sähköpostikyselyyn oltu vastattu. Muun muassa näin apulaisoikeuskansleri vastasi:

”Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 12 §:n mukaan viranomaisella on velvollisuus vastata sille saapuneisiin sähköpostiviesteihin. Viranomaisen tulee aina viipymättä ilmoittaa lähettäjälle viestin vastaanottamisesta ja, mikäli kyselyyn asiallisesti vastaamiseen menisi enemmän aikaa kuin juuri sillä hetkellä on mahdollista siihen käyttää, ilmoittaa tästä vastaanottokuittauksen yhteydessä asiakkaalle ja palata asiaan mahdollisimman pian ja joka tapauksessa ilman aiheetonta viivytystä. Myös viranhaltijalla on velvollisuus ainakin kuitata saamansa sähköposti vastaanotetuksi."

Sopiiko sähköposti
arkistokansioksi?

Minulle on useampikin tietoturvallisuuteen perhetynyt asiantuntija vuosien kuluessa opastanut, että tärkeitä tai arkoja viestejä ei pitäisi jättää lojumaan sähköpostikansioihin. Oikeampi tapa on tallentaa ne jonnekin muualle tietokoneelleen tai vielä mieluummin luotettavalle palvelimelle.

Tavakseni on tullut tallentaa keskeisimmät dokumenttini pdf-muotoon. Se on ollut useasti onni tilanteissa, joissa asiakirja on alunperin luotu aivan erilaisella tietokoneella ja ohjelmistolla kuin ne, joita dokumentteja uudelleen tarvitessani olen käyttänyt

Tämäpä ei kaikille sovi. Kun olen lähetellyt kadonneita meilejä uudelleen liitteinä pdf-muodossa, pari kolme tahoa on epäillen kysellyt, miksi en ole pistänyt niitä edelleenlähetyksenä.

Jos kyse olisi aivan tuoreista viesteistä, ne luultavasti löytyisivätkin yhä sähköpostikansioistani. Saan kiihkeimmällä työkaudella usein satakunta meiliä päivässä, eikä luvussa ole mukana uutiskirjeitä, mainoksia tai muuta vastaavaa. On aika mahdotonta ajatus niin minulle kuin monelle muullekin, että kaikki viesitt säilöttäisiin ikuisesti sähköpostikansioihin pahan päivän varalle.

Omien oppieni mukaisesti teen melko säännöllisesti viikkosiivouksen, jolloin arkistoin kaikkein tärkeimmät tai arimmat viestit - siis pdf-muodossa.

• Voisiko joku viisas kertoa, olenko toiminut oikein vai väärin?

Vastaanottokuittaus
välttämätön rutiini

Kehittyneemmästä sähköisestä asioinnista on hallinnossa turha edes haaveilla, ellei alkeitakaan saada kuntoon.

Minusta ei ole kansalaisen asia viritellä viestiinsä kuittauspyyntöä. Viranomaisen on toimittava niin kuin apulaisoikeuskansleri Puumalainen sanoo eli ilmoitettava aina viipymättä lähettäjälle viestin vastaanottamisesta. Silloin ei tarvitse ihmetellä, onko pdf-muotoinen arkintointikappale asianmukainen vaiko ei.

Hallinnon sähköpostijärjestelmiin on omalta yritykseltäni Scriptio Oy:ltä kadonnut jopa merkittävän kokoisia ja suurella vaivalla valmisteltuja tarjouksia. No - niitä osaamme parin vahingon jälkeen sentään itse paimentaa.