Vastakkasettelu vain pönkittää meilin mahtia.
Kun sosiaalisen median kuvioissa edes mainitsee muinaisen viestintämuodon nimeltä meili, alkaa kiivas kivitys. Isojen organiaatioiden joskus vähän jähmeässä ilmapiirissä taas joutuu oitis puhutteluun, kun sanoo sähköpostista pari poikkipuolista sanaa.
Vastuksista ja vaaroista huolimatta aion edelleen kestää kahden tulen välissä. Sosiaalisen median voittokulkua jarruttaa jyrkkä vastakkainasettelu ja - anteeksi vain - tietämättömyys.
Työelämän viestinnän vanhoja valtavirtoja on hyvä tuntea ennen kuin ryhtyy vaatimaan niihin muutosta. Ja toisinpäin: jos sosiaalisen median vastustajat tietäisivät, mitä vastustavat, asenteet eivät enää olisikaan niin äkkijyrkkiä.
Pistin illalla Twitterissä lusikkani soppaan, jota sillä hetkellä hämmensivät Aku Varamäki, Tarmo Toikkanen ja Perttu Tolvanen. Kokkeja taisi olla useampiakin, mutta muille en muistaakseni vastannut.
Osa asiakaspalvelua
Olen vetänyt muutamia satoja sähköpostiviestinnän koulutuksia. Suurin osa niistä on järjestetty palveluhenkilöstölle, joka vastaa asiakkaiden viesteihin.
Meilikriittisyyteni juontuu varmaan osaksi koulutusten kokemuksista. Hulluimmat jutut kokee kuitenkin itse asiakkaana ollessaan. Seuraavassa tuore esimerkki:
Ostolaskuja hyväksyessäni ruudulle singahti DataInfo Oy:n lasku, jossa oli kyse kotisivupalvelusta. Huomioni kiinnitti kaksi seikkaa. En tiennyt meidän tilanneen mitään Datainfolta. Laskussa näkyi sitä paitsi domain, joka ei ole ollut käytössä enää vuosiin. Päätin pistää Datainfoon meilin ja kysyä asiaa.
Vastaus tuli jo reilun kolmen viikon kuluttua. Aihe-kohdassa luki iskevästi "VL:". Varsin valaisevaa!
Itse viestistä sain jonkinlaisen vastauksen kysymykseeni, joskin heräsi myös lisäkysymyksiä. Rivien välistä olin lukevinani, että olin kirjoittanut ihan väärään osoitteeseen.
Viesti loppui yhtä pidättyväisesti kuin oli Aihe-kentässä alkanut: ei minkäänlaisia terveisiä saati allekirjoitusta.
Minun on vaikea nähdä, miten sosiaalinen media olisi asiaa parantanut. Jos käyttäytyy tökerästi meilissä, tekee sen verkon uusillakin kanavilla.
Monenlaisissa töissä
It-alalla työskentelevä Perttu Tolvanen kirjoitti Twitterissä:
"Käsiteltävän mailin määrä siis kasvaa mutta 99% maileista voi delata luettuaan eikä niiden arkistoinnista tarvitse huolehtia."
Omaan työhöni tuo pätee suurin piirtein - etenkin, jos kirjoitan mahdollisimman monet vastaukset samantien. Jos taas esimerkiksi assistenttini hävittäisi melkein kaikki meilit heti, olisimme pian pulassa.
Olen kouluttanut aika paljon julkishallinnossa, samoin finanssialalla. Molemmissa paikoissa melkein joka meilillä on oikeusvaikutusta. Siksi reipas deletointi ei tule kysymykseen.
Opettajilta esimerkkiä?
Kerroin Twitterissä omista kouluttajakokemuksistani näin:
"Kun meilin aseman kyseenalaistaa, saa usein riidan aikaan. Outoja tunnesiteitä."
Näin Tarmo Toikanen, opettaja ammatiltaan, vastasi:
"Itse olen sitä kyllä arvostellut ihan sujuvasti. Ehkä opettajille maili ei ole niin rakas kuin yrityskentällä konttorirotilla?"
Koulua me "yrityselämän konttorirotatkin" olemme käyneet. Koulut, oppilaitokset ynnä muut yliopistot vain ovat siitä hankalia tavarantoimittajia, ettei niille voi palauttaa sekundaa takaisin saati vaatia hyvitystä. Kouluttajakokemukseni ovat muuten kotoisin vähintään yhtä paljon julkiselta kuin yrityssektorilta.
Kaikki riippuu näkökulmasta. Tunnen opetusalalta kolme kovaa ammattilaista, joilla, toisistaan varmaan tietämättä, on sama hätä: Miten saisi kaikki opettajat opetettua kirjoittamaan sellaisia meilejä, ettei niitä tarvitsisi hävetä?
En usko, että sosiaalinen media sinänsä mahtaisi mitään tuollekaan ongelmalle.
Meili meitä pyörittää
Mahdollisille kommentoijille tiedoksi: En ole intohimoinen sähköpostin ihailija. Asiasta on jopa mustaa valkoisella.
Realiteetti on, että meili pyörittää työelämää toistaiseksi käittämättömän vahvasti. Tosiasioiden tunnustaminen on muussakin kuin Suomen ulkopolitiikassa viisauden ja myös hyvän, hallitun muutoksen edellytys.
Kommentit
Asiasta taas kirjoitat!
Vaikka minäkin olen kiinnostunut ja innostunutkin SoMe:n mahdollisuuksista, joskus koen tarvitsevani siihen keitokseen annoksen tervettä järkeä ja yksi paikka, josta sitä lähden etsimään on tämä blogi! Kyllä se niin on, että meilin asema työelämässä on uskomattoman vahva. Totesin juuri äskettäin, että "tilauskirjani" alkaa olla kesään saakka täysi ja kaupat ovat tulleet meilin ja trad. nettisivun yhteydenottolomakkeella. No, olin ehkä hätäinen, seuraavalla viikolla tuli tilas, josta voin varmasti sanoa, että se on generoitunut SoMe:ssa läsnäolon kautta. Mutta se oli vasta se yksi. Taatusti vielä pitkään minun asiakasuhteeni hoituvat puskaradio-meili-yhteydenottolomake-puhelin -akselilla.
Muuten mielenkiintoinen näkökulma: Liike-elämässä toimijat konttorirottia? Tekisipä mieli lausua julki vastaava näkemys minunkin verovaroillani kustannetun julkisen sektorin työntekijöistä, mutta enpä sano, koska yritän suurimman osan ajasta olla kiltti ihminen enkä muutenkaan pidä luokitteluista, joilla ei ole mitään mielekästä tarkoitusta.
Sähköpostiin monilla viha-rakkaus-suhde jota vaikea muuttaa
Törmään ihan samaan jatkuvasti. Moni tietotyöläinen kärsii sähköpostitulvasta ja varmasti monelle se on myös burn-outin aihe kun sunnuntai-iltaisin tulvaa kesytetään.
Muutamia sähköisen työpöydän suunnitteluhankkeita tälläkin hetkellä vetävänä konsulttina tosin törmään myös kuvaamaasi mailirakkauteen. Moni ei siitä ole valmis luopumaan vaan kaikki toisenlaiset työmuodot ja mallit tyrmätään vaikeina ja esimerkiksi 'huonosti mietittyinä'. Moni haluaisi vain "paremman sähköpostin".
Yksi ongelma tämän päivän maailmassa on, että Microsoft ei ole uskaltanut innovoida Outlookin kanssa. Nyt Googlen kokeilut waven ja gmailin kanssa varmasti muuttavat tätäkin todellisuutta onneksi.
Tosin itse olen enemmän sitä mieltä, että pehmeän evoluution sijasta tarvitaan myös vähän kovempaa havahtumista siihen, että maili ei vain ole se paras tapa hoitaa asioita. Maili on henkilökohtainen ei-reaaliaikainen viestintäväline joka on parhaimmillaan kahden ihmisen välisessä ajatuksenvaihdossa ja tilanteissa joissa asiat halutaan säilyttää myös vain ja ainoastaan näiden kahden ihmisen välisenä. Nykyisin työelämässä tällaista kommunikointia tarvitaan yhä vähemmän. Enemmän tarvitaan ryhmätyövälineitä ja erityisesti välineitä jotka ovat tehokkaita tietyn ryhmän välineitä, mutta joiden kautta käytävä keskustelu on myös nähtäville muille - heidän niin halutessaan (tai kun hakevat vaikka hakukoneella tietoa aiheesta).
Erilaiset ryhmätyötilat ja näiden kautta viestiminen lienee parin vuoden päästä jo arkipäivää useassa eri talossa. Maili on edelleen hyvä työväline myös näistä ryhmätyötiloista tulevien viestien kommentointiin ja keskusteluun osallistumiseen, mutta kun viestiin on vastannut, niin herätteen voi delata sujuvasti ja jatkaa eteenpäin tietäen, että vastaus arkistoituu loogisesti ja tyylikkäästi osaksi ryhmätyötilassa käytävää keskusteluketjua.
Esimerkiksi Basecamp on projektityötilaratkaisu jossa tämä mailin integraatio on tyylikäs ja mahdollistaa helpon osallistumisen tuttua sähköpostiohjelmaa käyttäen (ja samalla vaikka mobiilisti). SharePoint alkaa myös uudessa 2010 versiossaan päästä makeimpien, pienempien kilpailijoidensa tasolle.
Parempaa on luvassa
Kiitos valaisevasta kommentista, Perttu. Meiliä parempia vaihteohtoja on varmasti luvassa ja jo olemassa.
Olen ihailusta mykkänä seurannut, miten elegantteja työvälineitä on tullut tarjolle. Mitä nopeammin ja mitä suotuisammassa hengessä niitä saadaan käyttöön, sitä parempi.
Olennaista olisi myydä eikä suinkaan sanella uusia ratkaisuja henkilöstölle. Esimerkiksi wikistä olen nähnyt ihmisten innostuvan heti, kun kertoo tai näyttää, mitä sillä voi tehdä.
Ilmassa on totta kai ihan normalia muutosvastarintaa, Kehityksen kärjessä kulkevien kannattaisi pohtia, miten sen saisi sulamaan. Muuten uudistusten tielle kausautuu jäävuoren kokoisia asenneongelmia.
Mainitsemasi "kova havahduttaminen" on ok, mutta ihmisiä ei saa jättää yksin hämmeyksen tilaan.
Ystävällistä
Kiitos, Outi, taas kerran kommentistasi. Me kaksi taidamme kelvata esimerkiksi siitä, miten ihmiset voivat verkossa tutustua - jopa ystävystyä. Tuntui hyvältä lukea, että arkijärkeily vielä kelpaa kaiken hypen keskellä.
Jospa minuun jonakin päivänä tarttuisi hitunen sinun hienotunteisuuttasi. Pakko nimittäin myöntää, että luokittelu ja leimaaminen sujuvat ikävän usein järkevää ajattelua joutuisammin.
Aiheellinen näkökulma!
Nostit esiin monta hyvää pointtia, kiitos!
Vaikka itsekin usein ärhäkästi vastustan mailia, myönnän toki, että maili on työelämässä vain SE juttu. Maililla on kyllä paikkansa, ja varmaan niin tulee olemaan (pitkään).
Se mikä meilissä ärsyttää on se, että usein sähköpostia käytetään huonosti tai silloin, kun olisi olemassa paljon tehokkaampia tapoja viestiä. Näissä olisi opettelemista (onneksi sinä opetat!), mutta toisaalta olisi tarvetta myös tuulettaa ajatuksia, ja miettiä vaikka Pertun mainitsemia vaihtoehtoisia yhteistyötapoja.
Vaihtoehtoja on
Kiitos kommentista, Aku. Meitä ärhäkkäitä meilin vastustajia on onneksi aika paljon. Ehkä vähin erin saadaan parannusta aikaan.
Meilille on oikeastaan yllättävän paljon vaihtoehtoja - uusia ja ikiaikaisia. Perttu esitteli kommentissaan niitä uusia. Vanhimpiin taas kuuluu se, että menee ja puhuu.
Yksi esimerkki meilin kyseenalaisesta käytöstä on se, että työyhteisöjen sisällä viestejä viuhuu seinän läpi naapurihuoneeseen tai avokonttoreissa viereiseen loosiin.
Kirjoita uusi kommentti